Organizar un evento al aire libre en pleno otoño

¿Te toca organizar un meeting en pleno otoño (o peor, invierno) al aire libre y no sabes dónde hacerlo? Una de las cosas que más nos preocupa a los event planners la hora de diseñar un evento es el tiempo.

SÍ, hay gente que incluso canta bajo la lluvia, y cuando pienso en la escena de la película, me imagino un evento muy musical.

Pero, que levante la mano quien no tenga clientes que le pidan un sol de verano en pleno otoño. ¡Veo muchas manos levantadas!

Obviamente, no quieres equivocarte con el destino para que luego todo tu esfuerzo (y tus clientes) queden empapados por la lluvia.

Además, ¿a quién le apetece hacer un viaje de negocios con mal tiempo?

Tras mucho indagar, he encontrado la solución a las plegarias de todo event planner: y se encuentra en Marbella. Es el hotel Los Monteros y os voy a contar todo lo que he descubierto con mi visita de inspección.

VIAJE DE INSPECCIÓN


Era un Martes soleado y cogimos el avión Madrid-Málaga de las 9 de la mañana. Después de hacer el check-in, me dejé caer sobre la cama, sonriendo al techo al darme cuenta de lo rápido que había llegado.

Lo primero que pensé fue lo cómodo que sería el traslado para los asistentes al evento. Nada de impacientarse con esperas largas. En solo media hora pasé de estar en el aeropuerto de Málaga a encontrarme a 500 metros de la playa, rodeada de campos de golf.

En recepción, mientras esperaba a mi guía, ví folletos de las actividades y excursiones que ofrecía el hotel. Las ideas empezaron a bullir en mi cabeza. ¿Y si organizo inmersiones y cursos de buceo para fortalecer el Team Building que busca mi cliente?

El tiempo no sería un impedimento como en otros destinos. Estaba segura de que sería toda una experiencia, así que cogí unos cuantos folletos y los metí en mi bolso.

habitacion hotel eventos habitacion evento

Después de organizar la visita al hotel con el guía para la tarde y de hacer las llamadas que tenía pendientes, decidí dedicar el resto de la mañana a explorar la ciudad para reconocer el terreno.

Al fin y al cabo, y seguramente coincidís conmigo en esto, el destino es igual de importante que el hotel. Descubrir su cultura, su gastronomía, los secretos de sus calles y sus monumentos…es lo que marca la diferencia entre un buen evento y un evento inolvidable. En 5 minutos estaba en el casco histórico de Marbella. Con el tiempo justo para visitar las recomendaciones que me dieron desde el hotel, anoté en mi lista de visitas obligadas el casco antiguo, las esculturas de Dalí que llenan la Avenida del Mar y las tapas de La Bodega del Mar.

¿Y si un paseo por esta zona fuera el broche ideal de un congreso entre semana?

Hay veces que nuestros clientes viajan a ciudades increíbles pero es como si nunca hubieran estado. Y me gusta quitarles esa sensación constante organizando algo especial con todo el atractivo que ofrece el casco antiguo marbellí.

AL BUEN TIEMPO MEJOR CARA


  piscina evento

Cuando estás organizando un evento al aire libre, tener en cuenta el tiempo es imprescindible. Lo primero que me dijeron cuando llegué al hotel es que la Costa del Sol tiene más de 300 días de sol al año.

Sin embargo, hay que tener siempre plan B. Así que me hice un tour por todas las salas del hotel para ver las posibilidades que podía barajar.

El interés principal del cliente era realizar un evento al aire libre para 100 personas.

gran salon los monteros

Empezamos visitando el Salón Real. Con una capacidad para 300 personas en teatro, nos ofrecieron la opción de dividirlo en secciones para ajustarlo a nuestra necesidad. Espacio diáfano, techos altos y luz natural: tal y como yo buscaba, y tal y como siempre nos piden nuestros clientes. Además, nos permitían tematizar el evento con decoración especial.

La segunda parada fue el Club de Playa La Cabane, con una capacidad de entre 300 y 1000 personas en cóctel. Se encontraba al aire libre pero permitía realizar eventos bajo techo en el salón La Luna, en caso de que el tiempo no acompañara. Con capacidad para 500 personas en cóctel y 300 en banquete, era el comodín que necesitaba.

El Beach Club llenó mi cabeza de ideas: una presentación bañada por el olor del mar, una reunión alrededor de la piscina, un cóctel nocturno con el mediterráneo de fondo…

los monteros eventos

Siguiendo nuestro recorrido llegamos al Patio Andaluz y sus salas de reuniones, bañadas por la luz natural. Su capacidad de entre 24 y 48 personas en teatro, me permitió encajarlas como espacio para las reuniones de la segunda jornada, que requerían una capacidad más reducida.

El cóctel de networking tendría lugar justo después en el mismo Patio Andaluz, para darle un toque distendido después de una intensa jornada de trabajo.

ACTIVIDADES PARA DESPEJAR LA MENTE


No tuve tiempo de disfrutar del gimnasio ni del SPA, pero sí de anotarlos en mi libreta en la sección de “Actividades”. Los asistentes podrían aprovechar la última mañana libre para relajarse en el jacuzzi.

Pero si hay una actividad que destacaba por encima de las demás, era el golf. ¿Sabíais que la Costa del Sol posee la mayor concentración de campos de golf de Andalucía? Solo en Marbella se encuentran 20 de los 63 que hay en Málaga.

golf evento

No podía dejar de incluirlo en el plan de actividades. Encontré el hueco perfecto en la segunda jornada. Después de las reuniones y el cóctel de networking, la tarde quedaba libre hasta el cóctel nocturno en Le Cabane. Los asistentes podían pasar la tarde estrechando lazos mientras disfrutaban de una buena partida de golf.

Además, el hotel está ubicado en la Milla del Golf, lo que le permite ofrecer ofertas y green fees a precios especiales.

  restaurante eventos

Al día siguiente le dí un descanso a mi libreta de ideas y me dirigí al Restaurante Le Cabane. Me propuse probar los cuatro restaurantes del hotel antes de marcharme.

Al plato de paella de Le Cabane, le siguieron los huevos revueltos de Le Flamingo, que ya me había ganado en el desayuno con los zumos naturales, y el salmón marinado del restaurante El Corzo.

En mi última noche allí, con un delicioso cóctel del Bar Azul del complejo, cerré los ojos y me concentré en la música del piano que tocaba a tan solo unos metros de mí.

Mientras, pensaba en lo positivo que era contar con cuatro opciones gastronómicas en cuatro espacios diferentes. Ya sabéis que los clientes siempre buscan espacios diferentes que hagan que los asistentes al evento se despejen y las jornadas sean más amenas.

UN BUEN SABOR DE BOCA


Después de ultimar detalles con el guía del hotel, terminé de hacer la maleta y cogí el taxi que me esperaba en la puerta del hotel para ir al aeropuerto.

Ya en casa, mi gato Zarpas se empeñó en ayudarme a deshacer la maleta y empezó a juguetear con uno de los folletos que me llevé del resort.

¿Quién me iba a decir a mi hace 3 meses que tendría la oportunidad de redescubrir España con Hotels2Meet y que volvería de Marbella con mi libreta llena de ideas para proyectos futuros?

Publicado en: 14 septiembre, 2017  -  En categoría: MICE, Networking, Team Building  -  Etiquetas: , ,


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